كلیه امور اجرایی هیأت اجرایی جذب از قبیل اعلام فراخوان عمومی جذب، دریافت تقاضای همكاری، تشكیل پرونده، پاسخگویی به متقاضیان و... توسط دبیرخانه هیأت اجرایی جذب که دارای امكانات و تجهیزات مناسب و مكانیزه است، انجام خواهد شد. رئیس دبیرخانه را رئیس هیأت اجرایی جذب تعیین می نماید. رئیس دبیرخانه زیر نظر دبیر هیأت اجرایی جذب فعالیت می‌نماید.

- شناسایی و تعیین نیازهای جذب اعضای هیأت علمی در گروه‎های آموزشی و پژوهشی 
- انجام فراخوان عمومی برای جذب اعضای هیأت علمی دانشگاه 
- تصمیم‌گیری در خصوص نحوه و چگونگی استخدام اعضای هیأت علمی اعم از قراردادی، پیمانی، رسمی-آزمایشی، رسمی-قطعی، هیأت علمی طرح سربازی، مأموریت و انتقال اعضای هیأت علمی در چارچوب آیین‌نامه‌ها و مقررات مربوطه 
- اعلام نظر درخصوص جذب اعضای هیأت علمی متقاضی استخدام در دانشگاه و متقاضیان راتبه تحصیلی از لحاظ توانایی‌های علمی و صلاحیت عمومی 
- نظارت بر حسن اجرای قوانین و مقررات مربوط به استخدام اعضای هیأت علمی 
- ارائه گزارشات مستمر سالیانه حسب مورد به هیأت مركزی جذب اعضای هیأت علمی وزارت علوم 
- برگزاری جلسات هیات اجرایی جذب اعضای هیات علمی دانشگاه
- اجرای مصوبات هیات اجرایی جذب دانشگاه
 - انجام مکاتبات با مرکز جذب و نظارت ( وزارت علوم، تحقیقات و فناوری)
-  پاسخگویی به متقاضیان و معترضین نتایج جذب هیأت علمی

تقویم مراحل جذب اعضای هیات علمی

فراخوان عمومی برای استخدام اعضای هیأت علمی دو بار در سال و در ماه‌های شهریور و بهمن از طریق وب سایت وزارت علوم به صورت متمرکز انجام خواهد شد. زمانبندی مراحل جذب به شرح زیر می باشد: 
1- دریافت و جمع‌آوری درخواست متقاضیان
2- بررسی اولیه پرونده متقاضیان با نظر هیأت اجرایی جذب
3- تشکیل و تکمیل پرونده برای متقاضیان دارای شرایط اولیه و ارسال به کمیته‌های بررسی توانایی‌‌های علمی و صلاحیت عمومی 
4- نتیجه بررسی صلاحیت عمومی و علمی دردانشگاه 
5- اتخاذ تصمیم در هیأت اجرایی جذب دانشگاه 
6- ارسال خلاصه پرونده متقاضیانی که در هیأت اجرایی جذب دانشگاه مورد تأیید قرار گرفته به دبیرخانه هیأت مرکزی جذب وزارت علوم 
7- اتخاذ تصمیم نهایی توسط هیأت مرکزی جذب وزارت علوم 
8- اعلام نتیجه نهایی توسط دانشگاه به متقاضی